Redaccion profesional de emails

Redactar correos electrónicos es una actividad cotidiana de todo profesional en cualquier rama o industria. Sin embargo, no todos saben hacerlo de forma adecuada y la incorrecta redacción de correos electrónicos pueden singnificar la perdida de un negocio o el cierre de una venta. Se debe poner atención especial a la redacción para evitar malos entendidos y roces con otras personas, tanto internas como externas a la empresa.

Algunos consejos para mejorar la redacción de correos electrónicos:

1. Se breve y claro, procura no cantinflear ya que da la impresión de que no dominas el tema, intentas marear a la otra parte o simplemente no sabes lo que quieres. Tomate un momento para organizar tus ideas, recuerda que estas comunicandote de forma escrita que no es igual que en persona. Por ser escrito debe ser breve pero conciso, redacta lo que quieres comunicar de forma que la otra parte lo entienda, tal vez tu domines términos que la otra parte no.

2. Evita usar palabras inventadas, abreviaciones o sustituir letras como la k por la q y similares, usa el corrector ortográfico cuando tengas duda, usa acentos, evita a toda costa escribir con mayúsculas todo el texto por que lo único que denotas es falta de educación. Usa puntos, comas y separaciones para no cansar la lectura. Se congruente y respetuoso en la forma de dirigirte a la otra parte.

3. Usa tipos de letras claras como la ARIAL, CALIBRI, VERDANA, y colores como negro o tonos casi negro, procura no usar fondos de colores, dibujitos, iconitos o cosas así por que le restas seriedad al asunto, eso dejalo para tu messenger, evitalo en el correo de la empresa o profesional.

4. Relee tu redacción antes de enviarlo. Quizás lo que escribiste no es lo que realmente quieres decir. Tomate un minuto y vuelve a revisarlo para darle mayor claridad y evitar penosos incidentes. Si por alguna razón estas molesto o inquieto guarda el borrador date un respiro y después lo vuelves a redactar, esto te puede evitar mal interpretaciones y roces con otras personas.

5. Habla en términos de lo que requieres de la otra parte, pero no como una orden o petición, sino como una colaboración para llevar a termino alguna actividad que beneficie mutuamente a ambas partes.

A continuación te muestro un ejemplo de un texto redactado erróneamente:

"MI ESTIMADA SRA. CHAVEZ APROVECHO ESTE MEDIO PARA SALUDARTE Y A SU VEZ PARA SOLICITARTE DE FAVOR Y TE SIRVIERAS EN PODER APOYARME CON ESTA PETICION, YA QUE MI COORPORATIVO ESTA SOLICITANDO QUE NOS APOYEN CON EL PAGO QUE QUEDO PENDIENTEPOR ELPAGO DE LAS 2 FACTURAS QUE QUEDARN COMO FALTANTES, PARA NOSOSTROS ES MUY IMPROTANTE EL QUE ME PUEDAN APOYAR YA QUE SIN ESTE PAGO AUTOMATICAMENTE MI SISTEMA AUTOELECTRONICO NO NOS PERMITEN QUE SE PUEDA SOLICITAR EL CONTRATO DE RENOVACION, Y POR LO TANTO NOS ENCONTRAMOS C ON LA DISYUNTIVA DE QUE NOS VAYAN A GANAR LOS SITIOS Y QUE NOS RETIREN LOS CAMIONES, COMO SE ESTA SOLICITANDO EN EL CORREO ANTES MENCIONADO, TE PIDO DE FAVOR QUE ME PUEDAS PROPORCIONJAR LA INFORMACION QUE ME ACABAS DE INFORMAR VIA TELEFONICA PARA YO PODER ENVIARLO A MIS SUPERIORES Y VER SI NOS PUEDEN APOYAR CON ESTA SITUACION, QUEDO EN ESPERA DE TUPRONTA CONFIRMACION Y TE MANDO NUEVAMENTE UN FUERTE ABRAZO.
SLS"

Uno de los primeros errores es el uso de la mayúscula en todo el texto, siguiendo con la inconsistencia en referirse a la otra parte de tu y de usted al mismo tiempo. El uso de comas y puntos fue pobre y no hay separaciones para descansar la lectura. Hay errores ortográficos y el uso de abreviaciones como "SLS", repetición de términos como "apoyo", "apoyar". Hace referencias negativas y consecuencias innecesarias.

A continuación la misma idea pero redactada de forma profesional:

"Sra. Chavez:

Por medio del presente le enviamos un afectuoso saludo y esperamos ansiosamente contar con su preferencia este período que inicia.

Como le comente anteriormente, para la renovación del contrato que tenemos con usted, por políticas internas requerimos se liquide el saldo pendiente y/o se establezca una fecha compromiso de pago.

Sin más por el momento quedo a sus órdenes para cualquier aclaración.

Saludos cordiales.

Fulanito de tal"

Es importante ser claro y breve, que se entienda a la primera la intención y el mensaje que se quiere dar, procurar usar frases afirmativas, sin escudarse en terceros como jefes y corporativos ya que le resta autoridad a la persona. Evite el uso de palabras rebuscadas, de verdad no tiene caso si a continuación se empleara un lenguaje totalmente opuesto: NOS ENCONTRAMOS C ON LA DISYUNTIVA DE QUE NOS VAYAN A GANAR LOS SITIOS.

Otro detalle importante, es que debe ser suficientemente explicativo, de tal forma que no se requiera leer toda la historia de correos enviados y recibidos para saber que se solicita.